PEC amministratori società: obbligo e comunicazione al Registro

Gli amministratori di società devono comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese, secondo quanto stabilito dalla Legge di Bilancio 2025.

Anche per gli amministratori di società la PEC, posta elettronica certificata, è diventata obbligatoria. A stabilirlo è una misura introdotta dalla Legge di Bilancio 2025, in vigore dal 1° gennaio scorso.

Gli amministratori dovranno possedere una PEC personale e comunicarla al Registro delle Imprese.

L’obbligo non riguarda solo le nuove società che si sono costituite a partire dallo scorso gennaio ma anche diversi altri casi.

In cosa consiste il nuovo obbligo, chi sono i soggetti interessati e come comunicare la PEC al Registro delle Imprese della Camere di Commercio.

Chi deve comunicare la PEC in Camera di Commercio

La Manovra 2025, con l’articolo 1, comma 860, ha esteso l’obbligo di comunicazione della PEC anche agli amministratori di società.

Le prime indicazioni sull’attuazione di tale obbligo sono state fornite con la nota del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 12 marzo scorso.

Nella nota sono indicati sia il perimetro dei soggetti obbligati che la platea di chi è interessato dall’obbligo di comunicazione del proprio domicilio digitale.

Lo stesso documento chiarisce anche le regole relative all’indirizzo PEC da comunicare e i diritti di segreteria da corrispondere.

Vengono inoltre stabilite diverse scadenze a seconda dei soggetti interessati:

• per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o che presentano domanda dopo tale data, la scadenza è contestuale al deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese;
• per i soggetti già costituiti, iscritti nel Registro delle Imprese prima del 1° gennaio 2025, il termine da rispettare è quello del 30 giugno 2025.

Gli obblighi di comunicazione del domicilio digitale riguardano tutte le forme societarie. Sono interessate sia le società di persone che quelle di capitali.

L’obbligo interessa gli amministratori ovvero, come riportato nella nota del MIMIT del 12 marzo scorso:

“In ogni caso, la disposizione pare dover essere riferita esclusivamente ai soggetti, persone fisiche o giuridiche, cui formalmente compete il potere di gestione degli affari sociali, con le connesse funzioni di dirigenza ed organizzazione.”

I soggetti obbligati sono quelli che esercitano la funzione di gestione dell’impresa. Sono quindi ricompresi anche i liquidatori della società, nominati dai soci o per intervento giudiziale, e i soggetti accostati agli amministratori a livello normativo.

In altre parole, le persone fisiche o giuridiche a cui formalmente compete il potere di gestione degli affari sociali, con le connesse funzioni di dirigenza ed organizzazione.

PEC amministratore di società: come si comunica

Cosa devono fare quindi gli amministratori di società di capitali (SRL, SPA, SRLS, ecc.) e gli amministratori di società di persone (SNC, SAS, ecc.)?

Per prima cosa i soggetti dovranno dotarsi di una PEC personale, diversa da quella utilizzata dalla società.

L’indirizzo PEC, che rappresenta il domicilio fiscale dei soggetti, dovrà essere comunicato al Registro delle Imprese.

Per la trasmissione del proprio indirizzo di posta elettronica certificata si dovrà seguire le indicazioni presenti nella guida scaricabile dal portale del Registro delle imprese, e utilizzare l’apposito servizio online.

Attraverso tale servizio sarà inviata comunicazione agli uffici della Camera di Commercio competente, che successivamente comunicherà l’esito della domanda di iscrizione.

Le informazioni che dovranno essere fornite sono le seguenti:

• codice fiscale del dichiarante;
• codice fiscale dell’impresa;
• indirizzo di posta elettronica certificata.

La comunicazione deve essere firmata digitalmente attraverso un certificato di firma digitale.

Sono tre i passaggi da seguire. Il primo è quello della compilazione in cui vengono richiesti i dati indicati. Il servizio verifica la corrispondenza tra i dati inseriti e le risultanze del Registro Imprese e, qualora superato il controllo, permetterà di indicare l’indirizzo PEC da iscrivere al Registro delle Imprese.

Un’ulteriore verifica riguarda la correttezza formale del nuovo indirizzo e, quando possibile, l’effettiva esistenza.

Superato anche questo secondo controllo, il servizio online produrrà automaticamente la documentazione da inviare agli uffici della Camera di Commercio di competenza.

Il secondo passaggio è quello della firma della documentazione prodotta nel primo passaggio. La documentazione sarà presentata nuovamente all’utente per una verifica sulla correttezza dei dati. Dopo il controllo, lo stesso potrà apporre la propria firma digitale per poter inviare la richiesta alla Camera di Commercio competente.

Il terzo, e ultimo passaggio, è quello dell’invio. La trasmissione della pratica assicura che la spedizione alla Camera di Commercio di competenza sia avvenuta correttamente. In tale passaggio verrà verificato che la firma sia intestata al soggetto che ha originato la richiesta, individuato dal codice fiscale fornito in precedenza.

A questo punto l’utente riceverà via email, dalla Camera di Commercio, informazioni in merito allo stato di avanzamento della richiesta.

Verrà confermata l’avvenuta spedizione e saranno ricordate le modalità con le quali saranno notificate le successive comunicazioni sullo stato di avanzamento della pratica. Verranno anche forniti gli estremi della pratica e il relativo codice.

All’indirizzo PEC sarà inoltre inviato un messaggio per verificarne la validità. Dopo l’accettazione verrà inviata una seconda email relativa alla protocollazione della pratica, che corrisponde all’effettiva apertura dell’istruttoria camerale della richiesta.

Per le successive comunicazioni relative all’esito della richiesta può essere fornito anche un indirizzo email alternativo, da indicare all’interno della sezione che riporta i dati del dichiarante. In mancanza di tale indirizzo le comunicazioni saranno inviate esclusivamente all’indirizzo PEC indicato.